再以电子政务的信息窗口交易中心为例，每天都会产生上千或更多信息资料，需要存档、处理和查询。传统人工录入及查询速度慢，易出错，严重影响了工作效率。此外，大量的纸质文件存档会占用较大办公空间，也不利于信息资源的共享，给管理工作带来很大难度。如何实现文件信息的快速存储，是信息窗口面临的重要问题。
基本原理
利用光感器件，将检测到的光信号转换成电信号，再将电信号通过模拟/数字（A/D）转换器转化为数字信号，传输到计算机就中。
光电转换部件
完成光电转换的部件是感光器件，它是扫描仪的核心，其光电转换特性，如光谱相应、光的稳定性、灵敏度、噪声等，对图像信息传递很重要。
色彩数
色彩数表示彩色扫描仪所能产生颜色的范围。通常用表示每个像素点颜色的数据闰数即比特位（bit)表示。比如36bit，就是表示每个像素点上有2^36种颜色。
扫描速度
扫描速度通常用一定分辨率和图像尺寸下的扫描时间表示。
扫描幅面
表示扫描图稿尺寸的大小，常见的有A4幅面，其他有A3.A0幅面等。
分辨率
扫描仪重要性能指标是光学分辨率，但存在一个误区，分辨率越高越好。从消费角度来看，不应盲目追求高配置，否则将造成资源浪费。综合评价一台扫描仪是优是劣，不能仅从分辨率来看。选购时应根据实际工作需要和输出设备的精度进行选择。 [2]
色彩深度
扫描仪的色彩深度高，就能真实反映原稿的色彩。扫描仪所反映的色彩越丰富，扫描的图像效果就越真实，但是，随之形成的图像文件体积也会增大。